A SAP desenvolveu uma metodologia para agilizar a implantação do sistema nas empresas. Esta metodologia chama-se ASAP de “Accelerated SAP” ou SAP acelerado em português. A palavra ASAP também é usada normalmente em inglês corrente como uma abreviação da expressão “As Soon As Possible” que em português quer dizer “Tão logo possível”. A metodologia ASAP é composta de cinco fases:

1. Preparação do projeto

Na Fase 1, de preparação do projeto, são estabelecidos os objetivos do Projeto Crescer, a definição da equipe que vai conduzi-lo e a preparação da infraestrutura que vai suportá-lo. Nesta primeira fase, a equipe também recebe os treinamentos iniciais do SAP.

2. Mapeamento de processos

Na fase 2 é feita uma revisão e um detalhamento dos processos de negócios que serão atendidos pela solução SAP. Planos de contas, centros de custos, bem como códigos de fornecedores e clientes e a estrutura organizacional da empresa são definidos neste momento. A qualidade do sistema que vai ser utilizado no futuro depende totalmente da qualidade do projeto feito nesta etapa. Por este motivo, é fundamental que usuários experientes do Grupo Seculus participem em tempo integral nesta concepção.

3. Realização

Na fase de Realização, são executados a configuração do sistema, os testes unitários e o teste integrado.

O SAP permite que se crie um modelo da empresa no computador. Costuma-se comparar esta característica do SAP a um brinquedo como o Lego. No Lego a criança tem à sua disposição um conjunto de peças com as quais ela vai tentar montar algo que se assemelhe a alguma coisa real como, por exemplo, uma casa, um carro, uma ponte, etc. Quanto maior for a quantidade de diferentes peças existentes no Lego, melhor será o modelo montado. Da mesma forma, o SAP possui uma gama muito grande de opções de modelagem dos processos organizacionais, que irão atender às necessidades do Grupo Seculus.

O processo de transferir o projeto conceitual realizado na fase 2 para o SAP chama-se configuração. Com este processo estabelecemos, através de parâmetros, como o software vai se comportar, atendendo às demandas da empresa.

Os testes unitários consistem na criação de cenários para cada um dos processos da empresa, objetos da implantação, e sua execução usando o novo sistema. Cada processo é testado isoladamente.

Em seguida, é realizado o teste integrado, que simula a interação entre os processos. O teste integrado é uma simulação da operação da empresa que visa, novamente, testar as várias situações vividas no dia a dia, porém, desta vez, com o fluxo completo da execução de todos os processos.

4. Preparação final

A fase da preparação final consiste em realizar:

O treinamento para usuários finais é fundamental para o sucesso do projeto. Todas as pessoas envolvidas na operação de processos que utilizarão o SAP serão treinadas na nova ferramenta e novos processos. A presença e empenho de todos os usuários convocados para os treinamentos é fator chave de sucesso do Projeto Crescer.

As informações a serem carregados no novo banco de dados podem ser, entre outras, referentes a: cadastros de itens, fornecedores, clientes, plano de contas, carteiras de contas a pagar e a receber, bem como saldos em contas contábeis, etc.

Em se tratando de um grande projeto, com grande impacto na operação do Grupo Seculus, é necessário a existência de um plano de contingência, caso alguma coisa não funcione a contento. O que fazer para que a empresa não pare, caso problemas impeçam a execução correta de processos críticos de negócio? É aqui que um teste integrado bem feito pode fazer toda a diferença. Se ele for bem feito, se cobrir todas as possibilidades de execução de processos, dificilmente ocorrerão surpresas desagradáveis na entrada em produção.

5. Go-live e Suporte

Quando tudo isto estiver pronto, será a hora de efetivamente começar a operar o novo sistema, com todas a novidades, facilidades e recursos, agora rodando plenamente! Em seguida, serão estudadas as novas funcionalidades a serem implementadas!